Manajemen Sumber Data (Resume Bab 5)

Nama   : Nailul Mubarokah

NIM    : 11160850000047

Dosen Pengampu : Santi Yustini, S.E., M.Ak

BAB 5 MANAJEMEN SUMBER DATA

Manajemen sumber data adalah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi seperti manajemen database, gudang data, dan alat-alat manajemen data lainnya. Data yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan Informasi, pengorganisasian data untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak diperlukan. Data yang terorganisasi dan saling berkaitan antara satu sama lainnya merupakan Basis data (database).

Sedangkan untuk mengelola dan mengorganisasikan database yang dibangun dalam suatu Sistem dibutuhkan suatu pengelolaan database yang disebut dengan sistem manajemen basis data (Database Management System atau DBMS). DBMS merupakan sofware yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama.

Sebelum era database, dalam manajemen data mengalami keterbatasan karena cara pengaturan data dipenyimpanan sekunder. Usaha mula-mula untuk mengatasi kendala ini meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemprograman komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokkan catatan file, serta indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Konsep database dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file. Itulah mengapa dilakukan manajemen terhadap data, yang sangat berpengaruh dalam suatu organisasi. Berikut ini akan dibahas apakah database itu dan bagaimana memanajemen sumber data.

A.      Landasan Teknis dari Manajemen Basis Data

1.         Manajemen Basis Data

Data merupakan sumber daya yang penting bagi organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting lainnya. Manajemen sumber daya data adalah sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi. Tujuannya adalah agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam bisnis baik pihak internal maupun pihak eksternal.

2.         Dasar-dasar Sumber Data

Beberapa konsep dasar tentang bagaimana data di organisasikan dalam sistem informasi yaitu sebagai berikut:

3.         Struktur Basis Data

Hubungan antar elemen data di dalam basis data didasarkan atas suatu struktur basis data yang terdiri dari lima struktur, yaitu:

a.             Struktur Hierarkis

Membentuk hierarkis atau struktur seperti pohon. Dalam model hierarkis tradisional, semua catatan saling bergantung dan disusun dalam struktur multilevel yang terdiri dari satu akar catatan dan banyak level bawahan. Dengan kata lain, hubungan antar catatan adalah “satu untuk banyak” (one-to-many) karena setiap elemen data hanya berhubungan dengan elemen data diatasnya.

b.             Struktur Jaringan

Struktur ini mewakili hubungan yang lebih kompleks dan masih digunakan oleh beberapa mainframe DBMS. Pengembangan dari struktur hierarkis ini memungkinkan hubungan pemetaan dari “banyak ke banyak”. Perlu diperhatikan, baik struktur hierarkis maupun struktur jaringan sudah tidak banyak digunakan dalam organisasi sekarang ini.

c.            Struktur Relasional

Struktur ini yang paling sering digunakan dari pada tiga struktur lainnya. Berbentuk tabel-tabel yang dikaitkan dengan suatu hubungan (relational). Model ini banyak digunakan dalam software DBMS seperti Ms. Access. Struktur ini dapat menghubungkan berbagai elemen dari berbagai tabel untuk keperluan end user.

d.             Operasi Relasional

Terdapat tiga operasi dasar yang dapat diterapkan pada basis data relasional untuk menciptakan seperangkat data yang berguna.

1)            Pilihan Operasi: Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari catatan table yang telah memenuhi kriteria yang ada.

2)            Penggabungan Operasi: Dapat digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih tabel secara temporer sehingga user dapat melihat data yang relevan dalam suatu bentuk tabel yang besar.

3)            Operasi Proyek: Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari kolom yang terdapat dalam tabel temporer dengan cara pilihan dan penggabungan operasi.

e.              Struktur Multidimensional

Merupakan variasi dari model relasional yang menggunakan struktur multidimensi untuk mengorganisasikan data dan menyajikan hubungan antar data. setiap sel dalam struktur multidimensional berisi data agregat mengenai elemen data serta masing-masing dimensinya. Digunakan untuk memanipulasi data yang memiliki banyak hubungan. Struktur ini mendukung aplikasi OLAP (Online Analytical Application).

f.              Struktur Berorientasi Objek

Struktur ini dianggap sebagai salah satu kunci teknologi generasi baru dalam bidang multimedia. Model ini juga mendukung pewarisan, maksudnya, objek-objek baru dapat dibuat secara otomatis dengan mereplikasi beberapa atau semua karakteristik dari satu atau lebih objek induk. Model OODBMS (Object Oriented DBMS) ini termasuk generasi baru yang mendukung aplikasi multimedia berbasis web. Kemampuan melakukan pemangkasan memungkinkan model ini menangani data-data yang rumit seperti gambar, grafik, dan audio. Untuk data yang lebih rumit seperti web database, model ini jauh lebih efisien daripada data relasional.

4.         Pengembangan Basis Data

Organisasi-organisasi besar biasanya menyarehkan kontrol pengembangan database perusahaan kepada database administrators (DBA) dan spesialis database lainnya. Hal ini akan menjaga keamanan database organisasi. Para pengembang database menggunakan data definition language (DDL) dalam sistem manajemen database, seperti Oracle 10g atau IBM’s DB2 untuk mengembangkan dan menetapkan isi data, hubungan, struktur dari setiap database, serta memodifikasi rincian database saat diperlukan. Informasi ini dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi dan rincian data yang disebut kamus data atau gudang metadata.

Kamus data adalah sebuah katalog manajemen database atau petunjuk yang berisi metadata. Kamus data ini mengandalkan komponen perangkat lunak khusus untuk mengatur database definisi data, yakni metadata tentang struktur, elemen data, dan karakteristik database organisasi lainnya.

Administrasi database dapat meminta kamus data umtuk melaporkan keadaan dari segala aspek metadata perusahaan. Beberapa kamus data aktif (lawan pasif) dapat menjalankan definisi elemen data standar secara otomatis kapanpun end user dan program-program mengakses database organisasi.

5.         Perencanaan Data dan Desain Basis Data

Proses perencanaan ini dimulai dari atas ke bawah. Para DBA awalnya bekerja sama dengan manajer dari pengguna akhir untuk mengembangkan model perusahaan yang mendefinisikan proses bisnis dasar suatu perusahaan. Kemudian, para end user harus mengidentifikasi kunci elemen data yang diperlukan untuk menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis tertentu.

Berikut ini proses perencanaan data dan desain database, yaitu:

Pembuatan model ini dapat menggunakan ERD (entity relationship diagrams), dimana setiap model data mewakili hubungan logis dari data dan hubungan database.

ERD merupakan model grafis sederhana mengenai macam-macam file beserta hubungannya yang terdapat dalam suatu sistem database. Pengguna akhir dan perancang database menggunakan manajemen database atau perangkat lunak permodalan bisnis guna membantu mereka membuat model ERD tentang proses pembelian/penerimaan. Hal ini dapat mambantu dalam mengidentifikasi pemasok dan data produk yang diperlukan dengan menggunakan software ERM (Enterprise resource management) atau SCM (Supply Chain Management).

Setiap model mendefinisikan hubungan logis antar elemen data yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis. Data model ini berfungsi sebagai kerangka kerja desain logis (skema/subskema). Framework tersebut menentukan desain fisik dari database dan pengembangan program aplikasi untuk mendukung proses-proses bisnis di organisasi. Perlu diingat bahwa data model menyajikan pandangan logis mengenai data hubungan database.

B.       Mengatur Sumber Data

1.         Manajemen Sumber Data

Data merupakan sumber daya vital organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting bisnis lainnya. Di zaman ini tidak ada perusahaan yang dapat bertahan atau mencapai sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal mereka dan lingkungan eksternal. Itulah sebabnya mengapa organisasi dan para manager perlu mempraktikkan manajemen sumber data.

Manajemen sumber data merupakan aktivitas manajerial yang menerapkan sistem teknologi informasi seperti manajemen database, data warehousing, dan data manajemen lainnya sebagai alat kuntuk mengelola sumber data organisasi dalam memenuhi kebutuhan informasi dari stakeholder mereka.

Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.

2.         Jenis-jenis Database

a.             Basis Data Operasional

Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject-area database (SADB), transaksi database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database inventaris, dan akuntansi database.

b.             Distribusi Database

Dalam sebuah database terdistribusi, database disimpan pada beberapa komputer. Komputer-komputer dalam sebuah sistem terdirtribusi berhubungan satu sama lain melalui bermacam-macam media komunikasi seperti high-speedbuses atau telepon line.

Keuntungan distribusi database:

1)            Pengawasan distribusi dan pengambilan data

2)            Reliability dan Availability

3)            Otonomi Lokal

4)            Efisien dan Fleksibel

5)            Perlindungan terhadap data-data yang berharga

Kerugian distribusi database:

1)            Harga Software yang mahal karena sulit untuk membuat sistem database distribusi.

2)            Kemungkinan kesalahan lebih besar karena site-site didalam sistem database distribusi beroperasi secara paralel sehingga menjadi lebih sulit untuk menjamin kebenaran dari algoritna.

3)            Biaya pemrosesan tinggi

c.              Eksternal Database

Database ini menediakan akses ke ekternal, tersedia untuk pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal tersedia dengan biaya dari layanan online komersial atau tanpa biaya dari banyak sumber di internet. Misalnya: search engine seperti google, yahoo, dll.

d.             Hypermedia Database

Hypermedia database merupakan kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang saling berhubungan disebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran media seperti teks, grafik, gambar foto, klip video, audio dll.

e.              Data Warehouse

Data warehouse menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi dan diambil dari berbagai database operasional, database eksternal dan database organisasi lainnya. Data telah diubah dan dikatalogkan agar nanti bisa dipakai oleh manager dan praktisi bisnis lainnyya untuk penambangan data dan analisis dari bisnis.

f.              Data Mining

Data mining merupakan penggalian data yang tidak dapat diperoleh melalui pelaporan dan dianalisis untuk mengungkap pola dan hubungannya tersembunyi dalam aktivitas bisnis yang telah lalu. Hal ini dipakai untuk membantu manajemen mengambil keputusan mengenai perubahan strategis dalam operasi bisnis untuk mencari peluang keunggulan kompetitif baru.

Manfaat data mining:

1)            Melakukan analisis berbasis pasar, untuk mengidentifikasikan paket produk

2)            Menemukan akar dari masalah kualitas atau produksi

3)            Mencegah penurunan pelanggan atau mendapat pelanggan baru

4)            Penjualan lintas pelanggan yang telah ada

5)            Mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang pelanggan

g.             Pemrosesan File secara Tradisional

File-file bersifat independen dalam sebuah catatan/record. Setiap file digunakan oleh aplikasi yang berbeda.

Masalah-masalah yang dihadapi:

1)            Data Redundancy (penumpukan data)

2)            Kurangnya integrasi data

3)            Ketergantungan data

4)            Ketidakkonsistenan data dan masalah keamanan data

h.             Pendekatan Manajemen Basis Data

Masalah pada pemrosesan file secara tradisional dicoba diatasi oleh pendekatan database management system (DBMS). Data dikonsolidasikan yang sebelumnya berada dalam file-file terpisah. DBMS berfungsi sebagai interface software antara pemakai dan database. Software ini mengendalikan pembuatan, pemeliharaan dan penggunaan database organisasi dan end user. Contoh DBMS software yaitu Ms. Access, Lotus Approach dan Corel Paradox. Database ini bisa dikelola di PC, server jaringan ataupun web.

End user menggunakan database untuk meminta informasi dari database dengan menggunakan fitur report generator. Bahasa permintaan standar internasional yang digunakan dalam DBMS adalah SQL (Structured Query Language). Namun adakalanya bahasa SQL sukar dimengerti/digunakan oleh end user sehingga digunakanlah bahasa natural dan GUI (Graphical User Interface) dengan tunjuk dan klik yang lebih user-friendly. GUI dan bahasa natural ini diterjemahkan oleh software ke SQL.

DBMS juga menyediakan utilitas untuk pemeliharaan database. Selain itu, DBMS berperan penting dalam pengembangan aplikasi. Para sistem analis dan pengembang aplikasi menggunakan bahasa pemrograman 4GL untuk mengembangkan program aplikasi khusus tampilan form, report atau web page.

Sumber: 

O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2014). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat